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Wir sind das Zelt!
Eine kleine Teamkunde

Wäre das Zelt kein Verein, es wäre ein mittelständisches Unternehmen. Eine Kernmannschaft aus gut 30 Leuten, die während der siebenwöchigen Spielzeit von der doppelten Zahl an Helfern unterstützt wird, stemmt das Festival. Es gibt drei fest Angestellte und während der Spielzeit ein halbes Dutzend Honorarkräfte, dazu kommt das Gastronomie-Personal. Den Löwenanteil der Arbeit wird ehrenamtlich geleistet.

Geplant und organisiert wird das ganze Jahr über, verteilt auf sieben Fachgruppen mit weitreichenden Kompetenzen: Programm, Verwaltung, Technik, Logistik, Gastronomie, Werbung, Personal. Dazu kommen Untergruppen für Spezialaufgaben vom Kinder- und Rahmenprogramm bis zur Künstlerbetreuung. Und so funktioniert die Zeltokratie:

Das Plenum

Das Zeltplenum ist die zentrale Schaltstelle des ulmer zelts. Als geschäftsführendes Organ im Verein trifft diese Versammlung aller Zelt-Mitarbeiter die übergeordneten Entscheidungen, vom Kauf der Infrastruktur bis zur Gründung von Arbeitsgruppen. Hier wird die Zusammenarbeit organisiert, die Zuständigkeiten verteilt und grundlegende Fragen per Mehrheitsbeschluss entschieden, hier kann sich jeder Mitarbeiter die Informationen abholen, die er benötigt. Stimmrecht haben aber nur jene, die regelmäßig mitarbeiten: Keine Basis-, sondern eine Kompetenz-Demokratie.


Der Vorstand

Das ulmer zelt heißt mit korrektem Namen "Verein zur Förderung der freien Kultur Ulm e.V.", und hat drei gleichberechtigte Vorstandsmitglieder – Reinhard Bleß, Christel Schäfer und Michael Stuber. Sie sind die letzte Instanz bei allen Fragen und Problemen im Zelt-Alltag, sie überwachen die Finanzen, kümmern sich in der Personalgruppe um die Mitarbeiter und sind dafür zuständig, das ulmer zelt als Ganzes vor der Öffentlichkeit, Behörden, Politikern, Geldgebern und Medien zu repräsentieren.

Das Programm

Die Programmgruppe ist die Seele des Festivals. Sie besteht aus acht Leuten einschließlich dem künstlerischen Leiter: Musikfreaks und Kulturbegeisterte, die auch in ihrer Freizeit nicht genug bekommen vom Hören, Gucken, Staunen und Erleben und die ständig die Szene beobachten. Was ist gut? Was finden die Programm-Macher interessant? Was könnte dem Publikum gefallen? Wie kommt Abwechslung auf den Spielplan? Wie lässt sich der Wunsch des Publikums erfüllen, Stars und hochkarätige Künstler zum bezahlbaren Preis zu erleben? Und was passt zum Anspruch, auch innovative Kultur und neue Trends an die Donau zu holen? Da gibt es unglaublich viel zum anhören, ansehen, besprechen und entscheiden. Das Ergebnis erstaunt in seiner Bandbreite die Zeltgänger jedes Jahr aufs Neue, auch wenn viele Kompromisse zu machen sind und niemals alle Wünsche unter einen Hut passen.

Das Kinderprogramm

Immer sonntags wird das ulmer zelt zum Kinderzelt und die Wiese zum Spielplatz. Immer um 14 Uhr gibt es Theater und Konzerte für Kids. Und danach: Remmidemmi auf der Kinderaktionswiese! Spielen, basteln, tanzen, toben, mit Clowns, Kartons, im Abenteuer-Parcours oder im Spiele-Garten, immer mit Spaß und einer soliden Qualität. Alles dank der Kinderprogrammgruppe, die sich immer wieder etwas Neues einfallen lässt. Der Eintritt zum Kinderprogramm ist frei!


Die zeltlounge

Ist unsere Bühne für Künstler aus der Region im rot-gelben Gastrozelt. Hier gibt es zwei Veranstaltungsreihen: Der frühe Samstagabend ist der musikalische Warm-Up-Termin vor dem Abendprogramm. Und Sonntagvormittags bietet die zeltlounge einen Jazzfrühschoppen um 11:30 Uhr. Die Bands bewerben sich direkt bei der Arbeitsgruppe zeltlounge, der Eintritt ist frei.

Die Verwaltung

Auch die Verwaltung beim ulmer zelt arbeitet ehrenamtlich, aber hochprofessionell. Das Team organisiert den kompletten Eintrittskartenverkauf, kalkuliert und verbucht Gagen, Eintrittsgelder, Anschaffungen, Mieten, Kosten für Werbung und Verpflegung, Gastronomie, Steuern, Zuschüsse und klärt entsprechende Fragen mit den anderen Arbeitsgruppen. Und sie erstellt, unterstützt von einem Steuerbüro, die Bilanzen für das ulmer zelt.

Die Technik

Auch beeindruckt vom Sound im Zeltrund? Er ist das Werk der Technikgruppe. Sie kümmert sich um die aufwändige Ton- und Lichtanlage, die auf jede Veranstaltung und jeden Künstler richtig abgestimmt sein muss. Dabei gibt es Unterstützung von versierten Profis an Mischpult und Lichtreglern, was dem Zelt einen erstklassigen Ruf in Künstlerkreisen eingebracht hat. Außerdem obliegt der Technikgruppe alles Gerät, das die Künstler von uns zum Auftritt brauchen: Bühne, Mikrofone, Monitore, Mischpulte, Scheinwerfer, Verkabelung, der Konzertflügel ... es gibt eigentlich nichts, was nicht auf Wunsch auf die Bühne gestellt werden kann.

Die Logistik

So ein Zelt hat verdammt viel Zubehör. Jede Glühbirne, jeder Stuhl und der beeindruckende
Zelt-, Container- und Wagenpark mit Künstlergarderoben-, Küchen-, Kassen-, Toiletten-, Büro-, und Werkzeug-Wagen muss samt Inhalt in Schuss gehalten und zu Beginn der Spielzeit in Position gebracht werden. Dazu braucht es während der Spielzeit eine angestellte Logistische Leitung. Und außerhalb eine spezielle Planungsgruppe. Trotz Riesenstress für alle Beteiligten ist auf wundersame Weise am Eröffnungstag alles am rechten Platz und am letzten Abbautag wieder weggeräumt.

Die Werbung

Die Fachgruppe Werbung versorgt die Welt mit der begehrten Information, was im Zelt auf die Bühne kommt. Und zwar mit Hilfe von Programmfaltblättern, Plakaten, Inseraten, Pressekonferenzen, Medien-Interviews, dem Zelt-Newsletter und dem Internetauftritt. Außerdem hat das Werbeteam den Auftrag, Sponsoren für das Festival zu gewinnen und zu betreuen, und eng mit dem Förderverein "Freunde des ulmer zelts e. V." zusammenzuarbeiten, der Spenden für das Zeltfestival sammelt. Weil das alles sehr zeitaufwändige Aufgaben sind, werden sie unter maßgeblicher Mitwirkung einer hauptamtlichen Kraft bewältigt.

Die Gastronomie

Die Gastrozelte samt Biergarten sind der Treffpunkt für alle, die gerne Zeltluft schnuppern, hungrig oder durstig sind oder sich einfach in netter Atmosphäre entspannen und unterhalten wollen. Das Zelt-Team organisiert und betreibt die Gastronomie seit 2008 in Eigenregie. Das bedeutet: Wasser, Strom, Biertische, Zapfhähne und Kühlschränke, Geschirr, Gläser und Besteck – alles muss organisiert werden. Die "Gastro" sorgt für den Getränkenachschub und verpachtet die Essensstände an ausgewählte Betreiber. Die Einnahmen fließen in den Zelthaushalt und sind ganz wichtig zur Finanzierung des Spielbetriebs.


Die Personalgruppe

Das Zelt ist auch Arbeitgeber. Und zwar einer mit Verantwortung. Dass die Mitarbeiter geordnete Arbeitsbedingungen vorfinden und dass für die Zelt-Jobs die richtigen Personen gefunden werden, dafür ist die Personalgruppe zuständig. Sie besteht aus dem dreiköpfigen Vorstand und drei gewählten Plenumsmitgliedern.

Die Hauptamtlichen

Mittlerweile hat das ulmer zelt vier Angestellte: Zwei in Vollzeit, zwei in Halbzeit.
Jan Ilg ist Künstlerischer Leiter: Als Kulturmanager entwickelt er mit der Programmgruppe das Abendprogramm, verhandelt mit Künstler-Agenturen, setzt Gastspiel-Verträge auf, klärt den technischen Bedarf, betreut die Künstler vor Ort und macht die Abendregie.
Kathrin Thumerer leitet die Bereiche Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Marketing und Sponsoring. Mit der Werbegruppe akquiriert und betreut sie unsere Sponsoren, managt die Öffentlichkeitsarbeit und versorgt die Medien mit allem, was sie über das Festival wissen müssen – und das ist eine ganze Menge. Sie schreibt Newsletter, Pressemeldungen und Ankündigungstexte und koordiniert die Herstellung und Verteilung von Plakaten und Programmen.
Oliver Glinka ist der Logistische Leiter des Festivals. Seit 2012 ist die Stelle in Teilzeit auch im Winterhalbjahr für die Hege und Pflege des Inventars und für die Vermietung der Zelte zuständig.
Elke Merk organisiert und betreibt mit der Gastrogruppe schon seit vielen Jahren unsere Ausschankzelte und den Biergarten während der Saison. Seit 2017 ist sie als Gastro-Leiterin in Teilzeit auch unter dem Jahr Ansprechpartnerin für unsere Gastro-Lieferanten und -Partner.

 
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